Afdelingshoofd unit Houding & Beweging en LEC, Sint Maartenskliniek
"Door het nieuwe basisrooster kunnen nieuwe groepstherapieën sneller en efficiënter ingepland worden.”
Door optimalisatie van weekschema’s meer rust en regelmaat in revalidatiezorg
Precies de juiste zorg op het juiste moment bieden is voor een grote revalidatiekliniek niet eenvoudig. Daarom ontwikkelden Rhythm en de Sint Maartenskliniek in Nijmegen samen een ijzersterke planmethode, met toepassing van wiskundige kennis. Het resultaat? Meer patiënten krijgen de beloofde zorg en weten beter waar ze aan toe zijn. Medewerkers ervaren meer rust. Planners hebben beter overzicht. En de productiviteit van therapeuten is gestegen.
De uitdaging: multidisciplinair traject voor patiënten door revalidatieartsen en paramedici
Wie een dwarslaesie of beroerte heeft gehad, moet vaak lang revalideren. Een intensief en multidisciplinair traject waarin de revalidatiearts samenwerkt met onder andere fysiotherapeuten, ergotherapeuten en psychologen. Patiënten krijgen zowel groepstherapie als individuele therapie. Het op elkaar passen van de agenda’s van alle patiënten, paramedici en ruimtes is een complexe puzzel.
De vraag: help ons om patiënten de beloofde zorg te bieden
Het lukte de kliniek niet altijd om deze complexe puzzel te leggen, ondanks de goede wil en inspanningen van planners, teamleiders en management. Patiënten kregen niet altijd de zorg die ze op dat moment nodig hadden. Artsen en paramedici ervoeren piek- en daldruktes. De ene keer stonden er ruimtes leeg, de andere keer waren ze dubbel geboekt. Met als gevolg dat, ondanks de ervaren piekdruktes, de overall productiviteit lager dan gewenst lag. Ervan overtuigd dat een slimmer planproces een hoop kan oplossen, vroeg de kliniek hulp aan Rhythm. Met als gevolg een succesvolle samenwerking.
Contactformulier Inhouse training op maat
Bas Kamphorst
Let op: dit formulier is nog niet goed geconfigureerd. Er wordt geen mail verzonden.
aanpak
Van wetenschappelijke inzichten naar praktische planmethode
Met teamwerk, data-analyse en wiskundige optimalisatie ontwikkelden we, de Maartenskliniek met Rhythm, een effectieve planmethode en ondersteunende technologie. We richtten zorgvuldig een nieuwe werkwijze in.
Teamwerk, data-analyse en wiskundige optimalisatie verbeteren revalidatiezorg
De planningspuzzel van een grote revalidatiekliniek is complex. Die leg je niet in één keer. Hoe gingen we hiermee aan de slag?
- We vormden een team met artsen, therapeuten, planners en teamleiders. Dit team analyseerde de problematiek, maakte een schets van de gewenste situatie en stelde de doelen voor het nieuwe planproces. Deze doelen werden ook meetbaar gemaakt, bijvoorbeeld: 1) zoveel mogelijk patiënten krijgen precies de behandelingen zoals door de arts voorgeschreven, 2) de behandelingen vinden plaats op het meest gunstige moment, 3) de belasting is voor patiënten evenredig verdeeld over de dagen van de week en de uren van de dag, 4) voor de patiënt is het altijd helder wanneer en waar (ivm vaste locaties) welke therapie plaatsvindt, 5) de beschikbare tijd van behandelaren wordt zoveel mogelijk benut
- Met een grondige data-analyse brachten we in kaart welke therapieën en multidisciplinaire overleggen wanneer moeten plaatsvinden. Op basis van historische data maakten we de vraag naar groepstherapie inzichtelijk, om zo de ideale frequentie per groep te kunnen bepalen.
- We maakten een herontwerp van het planproces op basis van logica. Hierin zijn de agendablauwdruk (het optimale weekschema, wat bijvoorbeeld de vaste tijden van alle groepstherapieën en multidisciplinair overlegmomenten bevat), de dienstroostering en de afsprakenplanning duidelijk gescheiden stappen. De besluiten die je per stap neemt, hangen nu logisch samen. Tot slot we benoemden de verantwoordelijken voor ieder besluit.
- Enerzijds kijkt de blauwdruk naar alle ruimtes met hun beschikbaarheid. Zodat er een matching wordt gemaakt tussen de vraag naar zorg en de beschikbaarheid van patiënten, behandelaren en ruimtes. Anderzijds zijn er de dagschema’s van patiënten en medewerkers, ruim 200 verschillende activiteiten. En de 2.000 planregels stellen de voorwaarden daarbij, bijvoorbeeld over rusttijden tussen therapieën en de maximale capaciteit van behandelruimtes. Om de blauwdruk te berekenen, maakten we een wiskundig optimalisatiemodel die we bruikbaar hebben gemaakt in een planningstool. Deze hebben we samen met de Universiteit Twente ontworpen. De blauwdruk werd een integraal onderdeel van de plancyclus.
- Met de afdeling Neurorevalidatie voerden we een pilot uit. De behandelaren namen het voortouw om het ontwerp voor de blauwdruk door alle betrokkenen gedragen te krijgen. Vervolgens zorgden we elke periode dat de dienstroosters praktijkuitvoering van de blauwdruk mogelijk maakten. In goed overleg pasten zij hiervoor hun werktijden aan, wisselden hun vaste dagen, en stemden ze hun vakanties op elkaar af. Al lerend hiervan verfijnden we samen we in meerdere rondes de blauwdruk. Deze koppeling tussen het optimaliseren van de blauwdruk en het dienstroosteren, maakt dat bij het plannen van patiënten nu alle gestelde doelen (zie boven) gehaald kunnen worden.
- Vervolgens voerden we de planmethode met succes in voor de hele revalidatiekliniek.
- Tot slot richtten we een werkwijze in om de nieuwe planmethode regelmatig te evalueren en voortdurend de resultaten te meten. Zo houdt de Sint Maartenskliniek vinger aan de pols en verbeteren we de planmethode steeds verder.
Resultaat
Succes op vele fronten
- Artsen zien patiënten sneller herstellen doordat veel meer behandelingen precies zo plaatsvinden als zij voorschreven.
- Patiënten weten beter waar ze aan toe zijn. Zij worden niet overbelast doordat therapieën beter gespreid zijn over de dag en over de week. Er zijn ook minder wijzigingen in het afsprakenschema.
- Terugkerende afspraken vinden nu vaker op hetzelfde tijdstip plaats. Dat geeft iedereen rust.
- Patiënten hebben betere continuïteit in hun behandeling doordat ze soepel kunnen doorstromen tussen bijvoorbeeld zit-, sta- en loopgroepen.
- Medewerkers zijn blij met de meer evenwichtig verdeelde werklast.
- De productiviteit steeg: therapeuten behandelen 7% meer patiënten, en voeren 10% meer verrichtingen uit
De effectieve planmethode en ondersteunende technologie voor het plannen van multidisciplinaire zorg zijn uniform ingericht wat het mogelijk maakt bij veranderende situatie (bijvoorbeeld verhuizing van zorg naar nieuwbouw) of in een andere context gemakkelijk naar eenzelfde resultaat toe te werken.
conclusie
Wieteke Ermers, Afdelingshoofd unit Houding & Beweging en LEC:
"Doordat er nu een basisrooster ligt, kunnen nieuwe groepstherapieën sneller en efficiënter ingepland worden, waarbij conflicten direct zichtbaar zijn en opgelost kunnen worden. Daarnaast kan nu goed bijgehouden worden als groepsfrequenties verminderd kunnen worden, vanwege minder aanvraag, of als er bepaalde groepen juist extra gepland moeten worden, als een bepaalde therapie veel aangevraagd wordt. Hierdoor blijft er een goede balans."
Peter Bartels, adviseur integraal capaciteitsmanagement in de zorg:
“De Sint Maartenskliniek is heel ver gekomen. Zij hebben hun planning sterk verbeterd. Patiënten, artsen, therapeuten én planners zijn blij met het resultaat. Trots op het resultaat zien we ook wat er nóg beter kan, bijvoorbeeld flexibel inzetten over teams heen bij pieken en dalen in zorgvraag.”
De nieuwe planmethode wordt ook door de wetenschappelijke wereld als vernieuwend gezien. Lees meer ...
Meer weten over hoe onze aanpak en oplossing kan worden toegepast in uw zorginstelling? Klik hier om uw contactgegevens te delen en wij nemen snel contact met u op!
