Hoe data science helpt
de druk op de zorg te verlichten
Door slim plannen is afschalen van zorg minder nodig
Richard Boucherie is hoogleraar Stochastic Operations Research aan de Universiteit Twente, en mede-oprichter van onderzoeksgroep CHOIR. Daarmee probeert hij praktische oplossingen in capaciteitsmanagement voor de zorg te genereren – iets wat zeker tijdens de coronacrisis goed van pas kwam. “Het afschalen en opstarten van de zorg is actueel natuurlijk een groot thema. Maar waarom zou je afschalen als met slimmer plannen afschalen niet nodig is?”
Meteen vanaf het moment dat corona enorme impact leek te gaan hebben op de gezondheidszorg is Richard Boucherie met zijn onderzoeksgroep gaan kijken op welke manier zij ondersteuning zouden kunnen bieden. Zo hebben ze onder meer geholpen bij de voorspelling van de bezetting van covid-IC’s. “We hebben ook een project gedaan op het gebied van het opstarten van een ziekenhuis, wanneer er na een covid-golf weer meer capaciteit beschikbaar komt. Er is een wachtlijst opgebouwd en als je weer opschaalt heeft dat onder meer impact op de OK, de verpleegafdeling, de polikliniek en de diagnostiek. Alle schakels in de keten moeten op het juiste moment beschikbaar zijn. Dat is een hele puzzel.”
Hollen en stilstaan voorkomen
Het is heel belangrijk om er binnen in het ziekenhuis voor te zorgen dat de fluctuaties in werkdruk niet te groot zijn, benadrukt Boucherie. “Je kunt het systeem vol laten lopen met zo veel mogelijk patiënten, maar dat genereert fluctuaties. Als je de restcapaciteit dan ineens volledig wilt benutten zit je al snel op de maximale belasting van het systeem. Systemen waarin onzekerheid een rol speelt hebben de eigenschap dat hoe dichter je bij die maximale belasting zit, hoe groter de fluctuaties worden. Dat geldt voor het aantal patiënten, het aantal verrichtingen en dus ook voor de werkdruk. Dat wil je voorkomen. Je wilt het systeem vol krijgen zonder fluctuaties te creëren. Dat zijn typisch de oplossingen die wij maken.”
Bij het opschalen van reguliere zorg kunnen er afspraken worden gemaakt over welke patiënten het eerst worden behandeld, legt hij uit. “Een ziekenhuis kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de vrije OK-capaciteit 100% te benutten zonder veel druk te zetten op de kliniek, door alleen dagbehandelingspatiënten te opereren. Ze kunnen er ook voor kiezen om bepaalde patiënten, zoals in oncologie, voorrang te geven. Dan kunnen ze de capaciteit die ze nodig hebben om daar zo snel mogelijk naar toe te werken slim verdelen en achterstanden op een gebalanceerde wijze wegwerken, zodanig dat andere resources van het ziekenhuis niet overbelast raken. Met name op verpleegkundig gebied zijn er tekorten. Voor de Sint Maartenskliniek hebben wij zo’n opstartplan doorgerekend. Met welk inzet- en productieplan maken ze zo goed mogelijk gebruik van de capaciteit? Zo kunnen ze de beschikbare capaciteit optimaal inzetten.”
Contactformulier Inhouse training op maat
Peter Bartels
Let op: dit formulier is nog niet goed geconfigureerd. Er wordt geen mail verzonden.
Te weinig capaciteit in de wachtkamer
Vanuit het UMC Utrecht werd CHOIR benaderd omdat de zorg in de polikliniek enorm moest worden afgeschaald. Vanwege de anderhalvemetermaatregel was er namelijk niet genoeg ruimte in de wachtkamer. Ook de Sint Maartenskliniek kampte met gebrek aan wachtkamercapaciteit op de polikliniek. CHOIR diende een projectvoorstel in bij ZonMw. “Allereerst hebben we goed nagedacht over wie er precies in die wachtkamers zitten en waarom die zo vol zijn”, legt Boucherie uit. “Patiënten zitten vaak lang vóór hun afspraak in de wachtkamer; ze hebben van tevoren al diagnostiek nodig gehad en moeten wachten op de uitslag voor ze op de polikliniek kunnen worden gezien. Die tijd overbruggen ze in de wachtkamer. Dus eigenlijk zou je niet alleen naar de polikliniek moeten kijken, maar naar de patiëntketen – bij hematologie bijvoorbeeld bloedlab, poli en chemotherapie. Daarom hebben wij een planningsmodel gemaakt voor de hele keten, en het afsprakenraster binnen deze keten geoptimaliseerd. Vervolgens hebben we de invloed van onzekerheid daarbij betrokken. Want uiteindelijk wil je zorgen dat de bezetting in de wachtkamer toereikend is en gedurende de dag zo vlak mogelijk is. CHOIR heeft de modellen gemaakt, Rhythm heeft er onder andere voor gezorgd dat de data op de juiste manier beschikbaar zijn, en de ziekenhuizen hebben samen met Rhythm en CHOIR gespard over de randvoorwaarden.” Deze aanpak heeft ertoe geleid dat de wachtkamers in beide ziekenhuizen nooit voller zijn dan de beschikbare anderhalvemetercapaciteit en dat met een zo klein mogelijk aantal digitale consulten de volle 100% van de precorona-casemix (de mix van te behandelen patiënten, red.) ook echt gezien kan worden, in plaats van de afgeschaalde capaciteit die de ziekenhuizen zelf voor ogen hadden. “Afschalen van de zorg blijkt voor deze poliklinieken niet nodig”, concludeert Boucherie, “wanneer je voor de hele keten slim plant.”
Onderdeel van de keten
Hij is ervan overtuigd dat ziekenhuizen van tevoren niet hadden verwacht dat ze de hele casemix zouden kunnen plannen. “Het feit dat ze nu weten dat het mogelijk is opent de deur naar veranderingen in de planning. De richting waarin ze eerst oplossingen zochten werkte niet. Ze wilden bijvoorbeeld veel digitale consulten achter elkaar doen. Dat lijkt efficiënt, maar resulteert in grote druk op de wachtkamercapaciteit vanwege de blokken met fysieke consulten. Wanneer je fysieke en digitale afspraken slim in elkaar weeft, heb je maar de helft van de patiënten in de wachtkamer. Dat klinkt logisch, maar het wordt pas acceptabel als je ziet dat het daadwerkelijk resulteert in een oplossing waarmee je de hele casemix kunt blijven zien. Als een ziekenhuis wil weten of de coronaregels dat mogelijk maken, en wat de handvatten zijn voor een goed raster waarmee dat kan, dan hebben we een eerste antwoord in een week, of misschien twee. We kunnen de effecten op de wachtkamer van elk gewenst raster doorrekenen, en daarnaast kunnen we het optimale raster genereren. Dan heb je dus wat wij de beste wiskundige oplossing vinden. In de praktijk heeft een ziekenhuis natuurlijk aanvullende overwegingen die het raster beïnvloeden. Ook dan kunnen we bijvoorbeeld uitrekenen hoeveel procent digitale consulten nodig is en met het ziekenhuis overleggen over eventuele aanpassingen. Het plannen van de polikliniek als onderdeel van de keten is relatief nieuw. Als je als ziekenhuis toe wilt naar een situatie waarin de patiënt al zijn afspraken op één dag kan afhandelen is deze methode zeer geschikt. Dus ook na corona blijft het zinvol om dit te doen. Het blijft actueel, en niet alleen voor de polikliniek. Ziekenhuizen hebben tijdens de coronacrisis gezien dat capaciteitsmanagement heel belangrijk is. Het is een enorme kans, maar het gevaar is dat het besef weer wegebt wanneer het rustiger wordt.”
Benieuwd naar het resultaat dat CHOIR en Rhythm hebben weten te realiseren? Kijk dan op: https://www.rhythm.nl/nl/cases/hoe-plan-je-de-nieuwe-polikliniek-met-zorg-op-locatie-en-op-afstand/. De wetenschappelijke publicatie kun je inzien via: https://www.utwente.nl/en/choir/research/Covid19-outpatientclinic/#relevantie
Prof. dr. R.J. Boucherie
Richard Boucherie is hoogleraar Stochastische Operations Research aan de Universiteit Twente. Hij is sinds 2003 betrokken bij de zorg, en besteedt daar tegenwoordig 50% van zijn tijd aan. De andere helft van de tijd besteedt hij aan onderwijs en onderzoek in de wiskunde. Boucherie was in 2007 medeoprichter van het kenniscentrum CHOIR, en in 2014 van de spin-off Rhythm.
