"Hoe plan je de nieuwe polikliniek met zorg op locatie en op afstand"
Hoe plan je de nieuwe polikliniek met zorg op afstand waar kan
Als gevolg van de coronacrisis is digitalisering van de zorg in een stroomversnelling gekomen. De impact is blijvend en resulteert in nieuwe planuitdagingen om fysieke zorg en zorg op afstand slim te combineren. Aan het fundament van de oplossing werd al tijdens de coronacrisis gewerkt: in een samenwerking van de Universiteit Twente, UMC Utrecht, de Sint Maartenskliniek en Rhythm, met steun van ZonMw. Samen ontwikkelden we slimme technologie waarmee beide ziekenhuizen de volledige polizorg konden blijven bieden tijdens de tweede golf. Een oplossing die ook na de coronacrisis waardevol blijkt om de capaciteit van ziekenhuizen zo goed mogelijk te benutten.
Het nog verder afschalen van de reguliere zorg vanwege een al snel te volle wachtruimte, dat kon geen ziekenhuis ten tijde van de crisis gebruiken. De uitdaging: zodanig plannen dat de capaciteit op de polikliniek optimaal wordt benut, zonder dat er te veel patiënten tegelijkertijd in de wachtkamer zitten. En het liefst zo veel mogelijk consulten op de poli zelf voor patiënten voor wie zorg op afstand, via telefoon of video, tot mindere kwaliteit van zorg zou leiden.
Het creëren van een blauwdruk voor het spreekuur
Niet elke patiënt hoeft fysiek aanwezig te zijn, en consulten op afstand zijn inmiddels niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. Maar hoe plan je een dergelijke mix aan consulten? Is het beter om fysieke zorg en zorg op afstand in gescheiden blokken te plannen? Of is het juist slimmer om die zorg af te wisselen? En hoeveel tijd reserveer je voor elk type consult? Rhythm heeft in samenwerking met onderzoeksgroep CHOIR (Universiteit Twente) een generieke aanpak voor de ziekenhuizen ontwikkeld om per polikliniek de optimale tijdslotrastering te bepalen: een blauwdruk voor het spreekuur met het aantal afspraken, het type afspraken en de juiste volgorde hiervan. Zo kan het ziekenhuis, op basis van het aantal wachtplaatsen en de gewenste balans tussen fysieke zorg en zorg op afstand, zelf snel bepalen hoeveel patiënten er wanneer welkom zijn.
De coronacrisis levert ook op planningsgebied blijvende innovaties op
Contactformulier Inhouse training op maat
Ineke Meuffels
Let op: dit formulier is nog niet goed geconfigureerd. Er wordt geen mail verzonden.
aanpak
Vijf stappen om een blauwdruk te creëren met behulp van wiskundige modellen
De aanpak doorloopt een vijftal stappen. We starten bij het in kaart brengen van de zorgvraag: hoeveel patiënten verwachten we op de poli? Vindt er nog een afspraak plaats voor of na het policonsult, zoals een bloedonderzoek of een dagbehandeling? De logische vervolgstap is om de capaciteiten in kaart te brengen: hoeveel policonsulten kunnen er plaatsvinden? Welke capaciteit is er in de wachtruimte. Op basis van al die kennis definiëren we welke scenario’s we met het model willen doorlichten, zoals: wat als we patiënten verplichten alleen te komen? Wat als we patiënten een dag later laten terugkomen voor hun vervolgafspraak? Op dit vlak verschillen ziekenhuizen en afdelingen typisch in de vraagstelling die ze hebben, als gevolg van het type zorg dat geleverd wordt. Het model dat is ontwikkeld kan vervolgens gebruikt worden om die verschillende scenario’s door te rekenen en een objectief beeld te vormen over de voor- en nadelen van verschillende situaties. Dit resulteert typisch in nieuwe vragen en scenario’s om te evalueren. De bevindingen komen samen in een finaal advies voor de blauwdruk van het spreekuur van de polikliniek. Dit is het startpunt voor de implementatie.
Aanpak voor het creëren van een blauwdruk voor het spreekuur
- In kaart brengen van de zorgvraag
- Vaststellen van capaciteiten
- Scenario’s definiëren
- Scenario’s evalueren met wiskundige modellen
- Besluitvorming en implementatie
resultaat
Een blauwdruk met 100% van de consulten ondanks beperkte capaciteit
Door de maximale capaciteit van de polikliniek te benutten kon de planbare zorg tijdens de crisis op pre-covidniveau worden gehouden. Zowel UMCU als SMK konden namelijk aantoonbaar hetzelfde aantal afspraken realiseren als vóór de coronacrisis, ondanks de beperkingen op de wachtkamer. 70 tot 90% van de afspraken kan daarbij daadwerkelijk op de polikliniek plaatsvinden. In combinatie met beeldbellen kunnen de ziekenhuizen dus 100% van de consulten doen. Dit was mede mogelijk dankzij wetenschappelijke ontwikkeling (zie de website van CHOIR voor de wetenschappelijke achtergrond en artikelen), slimme technologie, het beter benutten van ruimtes en aanpassingen aan de routering en verdeling van patiënten. De totale doorlooptijd voor de patiënt in het ziekenhuis en de uitloop van consultduren werden hiermee eveneens verkort: een gegeven dat – ook nu beperkende coronamaatregelen steeds meer worden opgeheven – grote toegevoegde waarde blijft hebben.
Slim plannen: 100% van de consulten, verlaagde doorlooptijd voor de patiënt en minder uitloop bij zorgprofessionals
succesfactor
Een multidisciplinair team ondersteund door slimme technologie
Een deel van de resultaten is bereikt met oplossingen die verder gaan dan het aanpassen van de blauwdruk van het spreekuur. Zo is er versneld nieuwe meetapparatuur voor bloedonderzoek aangeschaft en worden medicijnen tegenwoordig thuisbezorgd. Door het gebruik van wiskundige modellen wordt er een objectief beeld geschetst over het zorgproces. Bijvoorbeeld door aan te tonen dat er gemiddeld vijf patiënten wachten in de wachtkamer voor de poli omdat de uitslag van bloedonderzoek een uur kost. En door aan te tonen dat je twee extra patiënten kunt helpen op de poli wanneer je die tijd kunt reduceren naar een half uur. Wiskundige modellen helpen daarbij om een objectief gesprek te voeren. Door een multidisciplinair team samen te stellen, bereikten beide ziekenhuizen resultaten die ze ieder voor zich niet hadden bedacht.
Door artsen, adviseurs en wiskundigen dezelfde taal te laten spreken, ontstaan er nieuwe inzichten
Software met wiskunde onder de motorkap kan veranderingen in de zorg versnellen
Ook na de coronacrisis blijven de consulten op afstand bestaan. Dit betekent dat ziekenhuizen faciliteiten anders zullen inrichten, en dat de wijze waarop zorg geleverd en gepland wordt blijvend zal veranderen. De aanpak en modellen ontwikkeld door Rhythm en CHOIR worden ingezet om die verandering zo goed mogelijk te begeleiden. De wiskundige modellen bieden hun waarde bij het evalueren en effectueren van de blauwdruk voor spreekuren onder wijzigende omstandigheden, met oog voor de medewerker en de patiënt. Efficiëntere en tegelijkertijd betere zorg snel kunnen aanbieden is ook, en juist, post-coronacrisis voor elk ziekenhuis van wezenlijk belang.
Een generieke tool met specifiek resultaat per poli passend bij de zorgvraag en context van het ziekenhuis
Meer weten over hoe onze aanpak en oplossing kan worden toegepast in uw zorginstelling? Klik hier om uw contactgegevens te delen en wij nemen snel contact met u op!
